Come scrivere una lettera

Il primo passo per scrivere efficacemente una lettera è quello di individuare la tipologia, in base alla quale impostare il registro linguistico. Diverse sono infatti le tipologie di lettere: corrispondenza privata (magari in risposta ad una precedente lettera), lettera aperta (rivolta ad un esponente politico, ad un ente o in ogni caso destinata alla libera circolazione), lettera commerciale ecc.

Indipendentemente dalla tipologia, le lettere possono essere suddivise in due grosse categorie, ognuna delle quali prevede un proprio registro, stile e tono: lettere amichevoli e lettere commerciali.

Lettera amichevole

Nel caso di una lettera indirizzata ad un amico o parente, occorre iniziare scrivendo il luogo e la data in alto a destra, proseguendo poi con l’intestazione, che naturalmente sarà informale e confidenziale (ciao, caro ecc..), eventualmente scherzoso o affettuoso a seconda del tipo di rapporto che lega mittente e destinatario (nel caso non vi sia confidenza, si può optare per Gentile Sig./Sig.ra).
Subito dopo il saluto iniziale, è buona cosa inserire una domanda cortese (Come va? Come stai?), che può puntare su un fatto recente di cui siamo a conoscenza (Come è andato il viaggio? Ti sei ripreso dall’operazione?) e in seguito alla quale è cortese esprimere il proprio auspicio che tutto vada per il meglio (Spero che tu ti sia ripreso. Spero che il tuo viaggio sia stato piacevole).
Nel caso di una lettera amichevole rivolta ad una persona più anziana o alla quale daremmo normalmente del Lei, è bene attenerci a questo anche nello scrivere la lettera.
La premessa di una lettera contiene solitamente informazioni introduttive, sullo stato della corrispondenza, sul mittente, o sulla situazione in cui ci si trova a scrivere (Ti scrivo in questa giornata torrida di agosto).
Superati i convenevoli iniziali, si passa al contenuto vero e proprio della lettera, in cui si spiega il motivo per cui scriviamo. Il corpo può contenere descrizioni, narrazioni, informazioni, argomentazioni, espresse in modo persuasivo o espositivo, a seconda della circostanza. Nel corpo di una lettera amichevole ci si può sbizzarrire come meglio si ritiene, sempre tenendo presente il grado di confidenza che ci lega al destinatario.
La conclusione prevede solitamente qualche frase di circostanza contenente un augurio (Spero di rivederti presto) o un’espressione di affetto, seguita dai saluti finali (Con affetto, cari saluti ecc.) e dalla firma.

Lettera commerciale

Assai diverso il registro delle lettere commerciali, che prevedono solitamente delle espressioni standard e codificate e una più rigida suddivisione in: intestazione, destinatario, data, riferimento, oggetto, corpo del testo e commiato.
L’intestazione prevede la sigla o il logo dell’ azienda o del professionista (nome, indirizzo, numero di telefono e fax, e-mail e sito internet). Il destinatario (nome, indirizzo e indicazione della persona cui ci si sta rivolgendo) va scritto in alto, a sinistra o a destra, prima della data, che va riportata sotto l’intestazione, a destra.
Successivamente si passa ai riferimenti (abbreviati con n./rif., Ns/rif., Vs/rif.), che vanno inseriti sotto la data e servono a far capire al destinatario a cosa ci stiamo riferendo. Spesso le lettere commerciali vengono elaborate in risposta a precedenti comunicazioni, che sono sempre identificate da un codice. Il riferimento serve dunque a dare un seguito logico all’intera comunicazione epistolare.
L’oggetto esprime in una o due parole il motivo per cui stiamo scrivendo la lettera (saldo fattura, dimissioni, richiesta dati ecc.).
Si passa poi all’esordio, che nel caso delle lettere commerciali si attiene ad aggettivi formali (egregio, distinto, onorevole, spettabile ecc.) uniti al titolo che contraddistingue il destinatario (dottore, ingegnere, architetto, avvocato ecc).
Nel corpo della lettera si espongono le ragioni/richieste che ci hanno spinto a scrivere.
Il commiato prevede formule di cortesia come: distinti saluti, cordiali saluti, ossequi, in attesa di un Suo cortese riscontro, ringraziando per l’attenzione ecc.
Il passo finale è quello di apporre antefirma e firma. L’antefirma precede la firma vera e propria ed è rappresentata dal nome della ditta, nome e cognome del mittente e posizione occupata (nel caso di un cittadino privato, sono sufficienti nome, cognome e indirizzo). Infine la firma, in basso a destra.