Scrivere un’e-mail efficace

Diventato ormai lo strumento di comunicazione privilegiato in ogni ambito lavorativo e personale, l’e-mail ha definitivamente mandato in pensione fax e lettere, grazie al fatto che permette una comunicazione immediata, sicura e facile da gestire e archiviare, senza considerare la possibilità di inviare allegati di varia natura (audio, video, documenti ecc.).

Imparare a scrivere e-mail efficaci è un valore aggiunto alla comunicazione, specialmente nel caso di e-mail di lavoro, che condizionano l’andamento dei rapporti professionali con colleghi, clienti e fornitori. Un’e-mail ben scritta valorizza la propria immagine e aumenta l’impatto del messaggio.
Il primo compito è quello di scrivere in modo tale che il destinatario comprenda il significato, in altre parole mettersi nei panni del destinatario. Spesso si commette l’errore di scrivere e-mail perfettamente comprensibili per il mittente, ma alquanto oscure al destinatario.
Ecco alcuni consigli per scrivere ottime e-mail.

La mia esperienza

Io sono un fotografo professionista e nonostante lavori in proprio mi capita molto spesso di ricevere e-mail di persone che mi fanno proposte di lavoro o si propongono per venire a lavorare con me. Noto che molte di queste e-mail hanno un tono completamente sbagliato. Non si può mandare in curriculum mettendo come titolo della mail “Ciao Marco“, così come se ci si propone per un lavoro sarebbe bene presentarsi in modo completo e non semplicemente indicare vagamente chi si è. Ma questi sono solo due esempi per farvi capire da dove nasce l’esigenza di fare questo articolo.

Intestazione

Nelle e-mail di lavoro è importante prestare attenzione a come ci si rivolge al destinatario, senza dimenticare eventuali titoli e le classiche forme collaudate di saluto, come “gentile“, “buongiorno“, “egregio” ecc. Nel caso in cui non conosciamo il nominativo del destinatario e desideriamo rivolgerci ad un reparto nella speranza che l’e-mail venga poi inoltrata a chi di competenza, si può esordire con “all’attenzione del responsabile commerciale/responsabile risorse umane/reparto amministrazione..“.

Oggetto

L’oggetto è una sorta di biglietto da visita dell’e-mail, il primo elemento di comunicazione che precede la lettura del contenuto. Ecco perché è bene fare attenzione a compilare questo campo. Innanzitutto l’ideale è optare per un testo breve ma efficace, che riassuma in pochi caratteri il motivo per cui stiamo scrivendo. Nel caso di e-mail contenenti offerte commerciali, l’oggetto dovrebbe fare da richiamo e invogliare ad aprire il messaggio. Meglio non oltrepassare la decina di parole: scrivendo oggetti troppo lunghi si rischia infatti che vengano tagliati e le frasi tagliate fanno una cattiva impressione. E’ bene evitare espressioni troppo vaghe o generiche, mentre possono essere assai funzionali le domande, che creano curiosità e invogliano a volerne sapere di più. In caso di e-mail commerciali, niente riferimenti espliciti ai soldi. Lo stile deve rimanere il più possibile professionale.

Testo

Le prime righe del testo, a meno che non si tratti di un messaggio a carattere personale rivolto ad amici o parenti, non dovrebbero contenere frasi tipo “come vanno le cose” o “spero stia bene“, al contrario è preferibile andare subito al succo della questione, spiegando in breve il motivo per cui stiamo scrivendo e quale tipo di informazione o provvedimento ci auspichiamo di ottenere a seguito del messaggio.
Dopo aver dichiarato l’intento dell’e-mail, si può eventualmente entrare nel dettaglio, possibilmente evitando di essere troppo ridondanti o di ripetere più volte gli stessi concetti.
Le righe conclusive dovrebbero servire infine a chiarire la propria posizione rispetto alla situazione, muovendo eventuali domande o richieste specifiche. L’importante è essere chiari, senza girare intorno alla questione, specificando eventualmente le modalità e le tempistiche con cui ci si aspetta una risposta.

Attenzione all’ortografia!

La qualità di un’e-mail si basa anche e soprattutto su grammatica, sintassi e punteggiatura.
Un cattivo uso della lingua può nuocere seriamente all’immagine e all’autorevolezza di chi scrive, un rischio molto serio nei rapporti di tipo professionale. Alcuni errori frequenti sono lo scrivere nomi propri con l’iniziale minuscola oppure sbagliare i congiuntivi.
Per scrivere e-mail efficaci non servono licenze artistiche, basta una grafica semplice ma funzionale, con un font leggibile.
Può essere una buona idea quella di usare gli elenchi puntati o numerati, che aiutano ad esporre il contenuto in maniera più comprensibile.

Saluti

I saluti finali, così come quelli iniziali, dovrebbero mostrare cortesia e professionalità, senza omettere i dovuti ringraziamenti: a seconda del tipo di rapporto che lega mittente e destinatario, si può scegliere fra una gamma di espressioni, che vanno da un informale “cordiali saluti” al più formale “distinti saluti” .
Ogni e-mail va poi firmata, sempre tenendo presente il destinatario: nelle e-mail di lavoro è bene usare una firma professionale, che includa mansione e recapiti, mentre se si tratta di messaggi personali, può bastare il proprio nome di battesimo.

Il consiglio finale: attenzione ai destinatari!

Scrivere una buona e-mail e mandarla alla persona sbagliata vanificherebbe tutti gli sforzi fatti. Attenzione quindi a quando si compila il campo del destinatario e quello di colui che riceverà il messaggio per copia conoscenza. La maggior parte delle brutte figure sono legate proprio a questo delicato aspetto!