Quando prenotare un hotel

Il soggiorno in hotel rappresenta per molti turisti, insieme al volo, uno dei costi che incidono maggiormente sul budget di una vacanza, soprattutto quando si soggiorna in periodi di alta stagione, festività, weekend, ecc. A differenza del passato, oggi gli hotel hanno detto addio ai cari vecchi listini fissi e si sono allineati alla politica delle compagnie aeree: i prezzi delle camere d’albergo sono dinamici e cambiano anche più volte durante la giornata in base all’occupazione delle stanze. Sotto certi aspetti si tratta di una novità positiva perché permette agli ospiti di approfittare di offerte speciali, sconti last minute e pacchetti promozionali, ma non sempre è così. Capita anche di prenotare un hotel e poi il giorno dopo vedere che lo stesso hotel pubblica tariffe più convenienti oppure succede di vedere un’ottima offerta su internet e al momento della prenotazione ci accorgiamo che l’offerta non è più valida perché la struttura ha alzato il prezzo.

Dunque quando conviene prenotare l’hotel? Meglio prenotare con largo anticipo approfittando delle offerte early booking oppure attendere qualche offerta last minute, correndo il rischio di non trovare più disponibilità o di dover pagare tariffe più alte? Premesso che non c’è una vera e propria regola, perché a volte è solo una questione di fortuna, vediamo in questa guida quali sono le strategie per riuscire a scovare il prezzo più conveniente. 

Quando conviene

A seconda del tipo di hotel (annuale, di lusso o economico, in città o al mare, ecc.) ci possono essere vari momenti “buoni” per prenotare una stanza. All’inizio dell’anno o prima della stagione ogni hotel decide un proprio listino prezzi di base e per spingere le vendite delle prime stanze stabilisce anche una percentuale di sconto per chi prenota in anticipo (early booking), ossia entro una data fissa o entro un certo periodo di tempo dal check-in, ad esempio 30 giorni prima. Chi vuole risparmiare tende solitamente a prenotare con largo anticipo, presumendo che l’early booking sia la migliore offerta in assoluto. Contrariamente a quanto si pensa, però, questa non è la mossa migliore, anzi, a volte si rischia di pagare di più rispetto a un last-minute. Questo semplicemente perché in base all’andamento delle prenotazioni l’hotel può decidere in corso d’opera di abbassare ulteriormente le tariffe e di proporre altre offerte speciali. Il momento in cui avviene questa revisione dei prezzi varia a seconda del tipo di hotel: le strutture delle grandi città d’arte o quelle che lavorano principalmente con gli uomini d’affari possono modificare le tariffe anche a ridosso del periodo di vostro interesse, magari 2 o 3 settimane prima, così come avviene anche per gli alberghi che lavorano con i tour operator e le agenzie viaggi, poiché avendo firmato un contratto di allotment, sono obbligati a tenere un certo numero di camere a disposizione dell’agenzia fino a 14 o 7 giorni prima dell’arrivo dei clienti. Gli alberghi che invece lavorano con la clientela internazionale e con i gruppi, che solitamente prenotano con un certo anticipo per motivi organizzativi, possono apportare delle modifiche ai listini anche alcuni mesi prima. Il consiglio è quindi quello di visionare il sito web e le recensioni dei clienti per cercare di capire la tipologia di albergo e provare a identificare qual è il momento migliore per la prenotazione. Esistono poi delle regole “di base” che vi permettono di ottenere le tariffe migliori, ad esempio viaggiando in bassa stagione oppure effettuando un soggiorno infrasettimanale, considerato che la maggior parte degli hotel lavora principalmente durante il fine settimana e quindi tende ad alzare i prezzi a chi soggiorna nel weekend. Spesso anche la durata del soggiorno influisce sul prezzo: la maggior parte degli hotel tende a proporre pacchetti speciali a chi soggiorna per 3 o più giorni, offrendo servizi in omaggio o regalando un pernottamento.

Ma come in tutte le attività legate al turismo, esistono dei fattori che non sono prevedibili e che incidono inevitabilmente sui prezzi: uno di questi è il clima, che in particolare influisce sulle attività stagionali in montagna o al mare, eventi catastrofici (terremoti, attacchi terroristici, ecc.) e anche fattori legati alla gestione della struttura (cambio di gestione, apertura di una nuova struttura, ecc.).

Le offerte last minute

Le offerte last minute possono essere una buona soluzione per risparmiare, ma anche in questo caso  è necessario fare alcune considerazioni. Come avviene nelle compagnie aeree, ciò che rimane invenduto rappresenta una perdita perciò la teoria generale applicata dagli hotel è “meglio vendere a basso prezzo che avere delle camere vuote”. Capita quindi che se un giorno l’hotel si trova con una serie di stanze invendute, possa inserire su internet dei prezzi molto scontati per riuscire ad occupare le ultime camere, ma questo comporta una serie di “rischi” per l’hotel: se questa eccezione diventa una prassi, allora i clienti ne verranno a conoscenza e da quel momento cominceranno ad attendere sempre l’ultimo giorno per prenotare, e questo già di per sé crea dei problemi organizzativi alla struttura, per non parlare poi del fatto che se un cliente paga un prezzo irrisorio per una camera, difficilmente gli si potrà applicare una tariffa intera (che può essere anche il doppio o il triplo di quello pagato) nel caso in cui tornasse, proprio per l’obiettivo di una struttura  di fidelizzare la propria clientela; inoltre i clienti che hanno prenotato prima, quindi con la tariffa intera, presenterebbero di certo una lamentela nel caso venissero a sapere di aver pagato di più di altri clienti. Così facendo quindi sarà difficile per l’hotel riuscire a vendere ad una tariffa piena le proprie stanze. Questo è esattamente quello che è accaduto nel settore delle crociere, le quali hanno risolto poi il problema eliminando le offerte last minute e offrendo gli sconti più alti a chi prenota prima.

Questo per le strutture alberghiere è molto difficile anche perché ci dovrebbe essere un accordo a livello nazionale, ma ultimamente sono nati alcuni portali internet che permettono agli hotel di vendere le stanze vuote in modalità last minute ad un prezzo stracciato, ma tenendo nascosto il nome dell’hotel, che verrà rivelato solo dopo l’avvenuta prenotazione. All’estero il portale più utilizzato è Priceline, mentre in Italia c’è il servizio Top Secret Hotel di Last minute e Secret Escape,  il quale è dedicato solamente agli hotel di lusso.

C’è da dire però che non tutti gli hotel propongono offerte last minute, anzi, capita anche di trovare prezzi più alti se si attende l’ultimo giorno. Questo perché, come avviene per le compagnie aeree, se si verifica una certa quantità di invenduto in una determinata giornata, l’hotel si attiverà qualche giorno o almeno una settimana prima abbassando i prezzi per spingere le vendite; poi nell’ultimo giorno, ponendo il caso che siano rimaste solo una o due camere, la struttura alzerà il prezzo per riuscire ad avere un margine di profitto più alto e anche per attuare una strategia commerciale ben precisa: quando il cliente contatterà la struttura perché magari qualche giorno prima aveva visto l’offerta su internet, l’hotel risponderà che l’offerta era valida solo per chi prenotava prima, quindi, in una futura occasione il cliente sa che deve muoversi con più anticipo se vuole ottenere una tariffa migliore. Ma, attenzione, perché spesso questa strategia non è altro che un enorme “bluff”: molte strutture giocano la carta del “abbiamo solo una camera disponibile” per spingere il cliente a confermare la prenotazione, anche se in realtà hanno più di una camera vuota, perché sanno che chi cerca una stanza per la notte è probabilmente già in loco ed è quindi costretto a prenotare un alloggio in fretta. Prenotando l’ultimo giorno si rischia anche di non trovare più disponibilità, specialmente se si tratta di un periodo di festività o se ci sono eventi particolari, perciò se dovete fare un viaggio internazionale o se vi muovete in un periodo di alta stagione, meglio non rischiare.

In ogni caso è sempre sconsigliato cercare un alloggio quando si è già a destinazione, anche per evitare di perdere tempo prezioso a contattare le strutture o a girare per una città che non conoscete e in cui fate fatica ad orientarvi. Ricordatevi che quel tempo potreste usarlo per visitare un’attrazione o rilassarvi dopo un lungo viaggio.

Trovare l’offerta

Quando cercate un hotel, vi consiglio di iniziare la ricerca su un motore di ricerca che vi permetta di comparare i prezzi presenti sui vari portali di prenotazione, trovando l’offerta migliore. Una volta trovata l’offerta, prima di prenotare è sempre meglio contattare l’hotel a cui siete interessati via telefono o e-mail. Questo perché non solo riuscirete a chiedere maggiori informazioni sui servizi inclusi nel prezzo e sulle caratteristiche dell’hotel e delle stanze, ma probabilmente riuscirete ad ottenere un ulteriore risparmio: spesso sulle tariffe pubblicate sui portali gli hotel devono pagare una commissione al portale stesso in caso di prenotazione, perciò per invogliare i clienti a prenotare immediatamente le strutture detraggono questa commissione dal prezzo, facendo credere al cliente di aver applicato un piccolo sconto.

Ma se l’hotel dovesse farvi un prezzo uguale o superiore a quello riscontrato su internet, non fatevi problemi a chiedere uno sconto: ricordate che chi lavora nel turismo è abituato a negoziare sul prezzo, a patto che abbiate un atteggiamento educato e non pretendiate di imporre la vostra tariffa. E non ve la prendete se l’hotel non vi fa uno sconto: non sempre il personale della reception è autorizzato ad applicare tariffe differenti da quelle concordate con il direttore, perciò magari chiedete di parlare direttamente con il direttore o il capo ricevimento.

Se invece decidete di prenotare tramite internet, fate attenzione alla politica di cancellazione della prenotazione e alle modalità di pagamento e rimborso. Come abbiamo detto, infatti, le tariffe variano continuamente e qualora prenotaste un soggiorno in un hotel e in un periodo successivo trovaste un prezzo inferiore o un’offerta migliore, potreste in questo caso cancellare la prenotazione senza alcuna penalità e riprenotare nuovamente nella stessa struttura o in un’altra ad una tariffa più vantaggiosa. Se decidete per questa soluzione, non dimenticatevi poi di continuare a monitorare la disponibilità e i prezzi dell’hotel dopo la prenotazione. Alcuni hotel poi offrono ai clienti la possibilità di scegliere tra tariffe rimborsabili e non rimborsabili: queste ultime sono logicamente più convenienti, ma, come dice il nome, prevedono il pagamento anticipato e non vengono rimborsate nel caso in cui doveste cancellare la prenotazione. Valutate quindi in base alla situazione: se ad esempio non prenotate con tanto anticipo, difficilmente potreste ottenere un’offerta migliore.

Un’altra alternativa per risparmiare è quella di acquistare i pacchetti che includono volo e hotel, che generalmente propongono prezzi migliori se si considerano le tariffe singole del volo e dell’hotel.

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