Come iniziare e concludere un’e-mail

Ora che le e-mail (o posta elettronica) hanno quasi definitivamente mandato in pensione le vecchie lettere, è importante sapere come impostarle in maniera corretta, facendo attenzione in particolare alla parte inziale e quella finale, questo perché a seconda del destinatario, vi possono essere delle differenze nel tono e nel linguaggio da adottare.

I campi da compilare

Innanzitutto, il primo passo è quello di compilare i due principali campi virtuali che entrano in gioco quando si prepara un messaggio di posta elettronica: l’oggetto e il destinatario. In primis, va inserito il destinatario (il campo preceduto da “A:”, che per alcuni programmi può essere in inglese “To:”), o meglio il suo indirizzo email, del quale ovviamente dobbiamo essere a conoscenza. Nell’oggetto (o in inglese “subject”) si inserisce in poche parole lo scopo della mail, che nel caso di una mail informale (ad un amico o parente) può essere scelto tutto sommato a piacimento, mentre nel caso di una mail formale deve riassumere in maniera efficace il contenuto del messaggio (es. “Fattura” oppure “Richiesta informazioni”).

Come iniziare una mail informale

Anche se stiamo inviando una semplice mail ad un amico, un collega o un parente, il saluto è d’obbligo e di solito rispecchia il tono dell’intero messaggio. Si può optare per un semplice “Ciao” o “Caro/a” (se vi è un rapporto di maggiore confidenza) oppure per una frase simpatica come ad esempio “Credevi che non mi sarei fatto più sentire e invece eccomi qua”.
A seconda della situazione, si può anche esagerare con un “carissimo”, oppure al plurale “carissimi” se stiamo scrivendo a più persone.
Se stiamo scrivendo una mail ad una persona che ci piace o magari ad un fidanzato/a lontano, la mail non fa altro che rispecchiare quello che d’istinto scriveremmo in una lettera cartacea: “Amore mio” oppure “Tesoro caro” ecc.

Come iniziare una mail formale

Assai diverso è il discorso se la mail è indirizzata ad un estraneo o per una questione di lavoro. In questo caso occorre mantenere le distanze.
Se ci stiamo rivolendo ad un’istituzione, una ditta o magari un professore, il saluto deve prevedere alcune formule di rito. Le alternative sono varie e vanno dal “cordiale” ad un più formale “illustrissimo”, o ancora “gentile” o esimio”. Nei messaggi professionali “Egregio Sig. Bianchi”, “Gentile Sig.ra Rossi” o “Buongiorno Sig. Verdi” sono le tipologie di saluto più collaudate. Quando stiamo scrivendo ad una ditta o un ente e non siamo a conoscenza di un nominativo preciso, possiamo adottare un generico “Buongiorno,” “Buonasera,” o “Egregi Signori”, o ancora specificare un reparto, “Alla cortese attenzione del reparto Risorse Umane”.
E’ importante tenere a mente che per quanto la mail sia una forma di comunicazione molto più immediata, ciò non ci autorizza a sottovalutare o minimizzare l’autorità del destinatario.

Come concludere una mail informale

Quando si conclude una mail indirizzata ad un amico o una persona con cui abbiamo confidenza, si può optare per una frase di circostanza (magari simpatica o ironica) contenente un augurio (ad esempio un classico “Spero di rivederti presto”) o un’espressione di affetto (“E’ stato bello avere l’occasione per scriverti queste poche righe”), per poi passare al saluto finale vero e proprio (Ti penso sempre, Un abbraccio, Con affetto, Tanti cari saluti ecc.), che nel caso di una mail alla persona amata può diventare: Sei sempre nel mio cuore, Ti amo Tanto, Mi mancherai ecc.
Infine, la propria firma, che nel caso della mail informale non richiede di inserire anche il cognome.

Come concludere una mail formale

Quando si giunge al commiato in una mail informale, occorre inserire le collaudate formule di cortesia, come ad esempio: distinti saluti, cordiali saluti, ossequi, in attesa di un Suo cortese riscontro, ringraziando per l’attenzione ecc.
Solo per il fatto che si stia utilizzando un mezzo “virtuale”, non bisogna dimenticare di apporre antefirma e firma: l’antefirma è rappresentata dal nome della ditta, nome e cognome del mittente e posizione occupata (nel caso di un cittadino privato, sono sufficienti nome, cognome e indirizzo) e, come suggerisce il nome, precede di fatto la firma vera e propria. L’ultimo passo è quello di mettere la firma, nome e cognome, in basso a destra.