Cosa fa una wedding planner

Quello che, almeno sulla carta, dovrebbe essere giorno più bello della propria vita, andrebbe organizzato nei minimi particolari: la buona notizia è che da alcuni anni esiste una figura professionale che si occupa proprio di questo: pianificare e organizzare un matrimonio dalla a alla z. Se volete ho anche scritto un articolo su come diventare wedding planner.
Con il termine inglese wedding planner (organizzatore di matrimoni) ci si riferisce ad una figura professionale fornisce consulenza alle coppie in procinto di sposarsi, facendosi carico degli aspetti organizzativi del matrimonio. Si tratta di una figura particolarmente diffusa negli Stati Uniti d’America e in molte altre nazioni occidentali.

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Il wedding planner offre consulenza in merito all’individuazione, scelta e formalizzazione dei contratti con i vari fornitori (fioristi, operatori video, fotografi, servizi di autonoleggio ecc.). Oltre a questo ruolo prettamente logistico, il wedding planner può rivestire anche quello di “direttore artistico” della cerimonia e del ricevimento. Molte sono le agenzie di Wedding Planning in circolazione, con staff qualificato ed appositamente formato, in grado di consigliare le soluzioni più adatte per trasformare i propri sogni in realtà, sottraendo gli sposi da tutti quegli aspetti negativi che i preparativi comportano, come stress, mancanza di idee, difficoltà a gestire tutto ecc.
Quella del wedding planner è una professione decisamente nuova, ma che sta prendendo rapidamente campo, grazie all’enorme vantaggio che offre, ossia la possibilità di avere qualcuno che organizzi il proprio matrimonio dalla a alla z, delegando tutti quegli aspetti che solitamente stressano la maggior parte delle coppie in procinto di sposarsi. Per farsi un’idea dell’enorme mole di lavoro che grava su un wedding planner ecco alcuni aspetti che deve curare: trovare e affittare la location per il ricevimento, negoziare i contratti con i fornitori, gestire lista degli ospiti e organizzare l’alloggio per quelli che arrivano da fuori, organizzare eventuali feste pre-matrimonio (addio al nubilato/celibato),dirigere le prove del matrimonio, occuparsi della lista nozze, supervisionare lo svolgersi di tutte le attività nel giorno delle nozze e pianificare la luna di miele.

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Le ragioni di un successo

La domanda che potrebbe sorgere spontanea è come mai sempre più persone ricorrono ai cosiddetti wedding planner per organizzare qualcosa che, tradizionalmente, è sempre spettato agli sposi o ai parenti più prossimi. La risposta a questo quesito va ricercata nello stile di vita sempre più frenetico cui si è normalmente esposti (lavoro, mansioni domestiche ecc.) che sicuramente non aiuta ad avere il tempo e la serenità necessari per occuparsi dell’immensa mole di lavoro richiesta dal dover organizzare un matrimonio: quando si decide di fare il grande passo, spesso non ci si rende pienamente conto di tutto quello che comporta la pianificazione di un simile evento, né tantomeno ci si rende conto di cosa sia effettivamente realizzabile e cosa no, molte volte finendo per spendere cifre immensamente superiori a quanto ci si aspettasse. Il wedding planner svolge proprio questa funzione: proporre, scegliere, pianificare, organizzare e risolvere, il tutto entro un budget prefissato.
Contrariamente a quanto si possa immaginare, affidarsi ad un wedding planner non tanto più dispendioso rispetto a fare tutto da se’, soprattutto alla luce degli elevati costi che un matrimonio in stile tradizionale comporta, indipendentemente da chi sia ad organizzarlo. Ovviamente tutto va commisurato alle esigenze personali e alle proprie finanze, in altre parole occorre valutare se ne valga la pena, ma proprio alla luce dei diversi pacchetti offerti da queste agenzie, è comunque possibile avere un matrimonio da manuale senza dover per forza spendere cifre impossibili.

I compiti di un wedding planner

Consultazione iniziale

Il primo passo nell’organizzazione di un matrimonio da parte di un wedding planner è naturalmente l’incontro con il cliente, ossia colui o colei che si deve sposare (ma potrebbe anche essere un genitore di uno dei due sposi). Questa prima consultazione serve per impostare le basi di ciò che il cliente si aspetta e ciò che ha in programma di fare. Un bravo wedding planner deve saper interpretare al meglio le esigenze del cliente, eventualmente consigliandolo al meglio, qualora quest’ultimo gli dia carta bianca.
Quando un wedding planner incontra per la prima volta un cliente, la conversazione dovrebbe consistere semplicemente nell’illustrare nel dettaglio i pacchetti disponibili e discutere brevemente il tipo di matrimonio che il cliente desidera.
In genere sono due i tipi di servizi offerti: in un primo caso il wedding planner assiste gli sposi nella cura di tutti i dettagli logistici il giorno stesso del matrimonio (giorno di coordinamento), mentre in un secondo caso avviene una vera e propria pianificazione “full service”, che coinvolge molti più aspetti, come ad esempio la gestione del budget, la scelta dei fornitori, la location e tutti i dettagli essenziali che rientrano nella pianificazione di un matrimonio.
Un bravo wedding planner dovrebbe poter offrire entrambe le tipologie di servizio, cercando di capire quale si addica maggiormente al cliente. Nonostante i pacchetti vengano illustrati attraverso una lista di tutto ciò che includono, nulla vieta di personalizzarli e ritagliarli su misura per il cliente, con variazioni su tema, luogo, bilancio ecc. Una volta concordati nel dettaglio tutti gli aspetti, si può passare infine alla firma del contratto e al pagamento di una caparra da parte del cliente.

Coordinatore per un giorno

Questa tipologia di servizio offerto lascia più spazio a tutte quelle persone che si rifiutano di delegare ad estranei la totale organizzazione del loro matrimonio, ma che comunque desiderano un aiuto logistico nel giorno della cerimonia.
In questo caso il wedding planner procede solitamente contattando i fornitori scelti dagli sposi, solitamente una settimana prima del matrimonio, facendosi dare tutti i dettagli del servizio che andranno ad offrire. Il secondo passo è quello di creare un’agenda che riporti in dettaglio gli orari con cui prenderanno servizio i fornitori, facendo in modo di garantire sincronia e uno svolgimento fluido.
Il giorno delle nozze, il wedding planner deve presentarsi al luogo designato con sufficiente anticipo per poter supervisionare tutti i soggetti coinvolti e risolvere eventuali problemi dell’ultimo minuto.
In poche parole, il wedding planner dovrebbe essere il collegamento fra tutti i fornitori e gli sposi, nel giorno delle nozze. Ciò consentirà alla coppia di godersi la giornata con i amici e parenti, anziché rincorrere i fornitori per assicurarsi che si muovano come prestabilito.
Dopo la cerimonia, è sempre compito del wedding planner fare in modo che gli ospiti si spostino verso il luogo del ricevimento, proseguendo con il coordinamento di tutti i fornitori coinvolti. Una delle abilità che dovrebbe poter contraddistinguere un bravo wedding planner è la capacità di far procedere il matrimonio secondo una precisa linea temporale, ma anche sapere quando accelerare o rallentare.
Il matrimonio rappresenta una sorta di coreografia in cui tutti devono muoversi in sincronia e sintonia.
Eventuali ritardi potrebbero non solo comportare non solo un risentimento nei gestori dei locali designati al ricevimento, ma anche eventuali penali.
Il lavoro del wedding planner continua anche dopo che i festeggiamenti sono terminati: occorre infatti assicurarsi che tutti i beni personali del cliente e i regali di nozze vengano adeguatamente imballati e trasportarti.

Planner Full Service

Questo tipo di pacchetto è l’ideale per coloro che desiderano delegare tutte le fasi dell’organizzazione del matrimonio, a partire dalla scelta dei fornitori, il tema, la location, il menu ecc.
Questo servizio richiede ovviamente mesi di lavoro e, come tale, ha costi nettamente più elevati rispetto al precedente. Ecco perché la prima fase riguarda una consultazione approfondita tra wedding planner e cliente in merito al budget. Prima di considerare eventuali sedi o prendere appuntamenti con i fornitori si deve essere certi che tutti siano d’accordo sul budget totale per il matrimonio. Questa fase è particolarmente importante, in quanto potrebbe emergere che il tipo di matrimonio desiderato va troppo oltre il budget prefissato e occorrerà dunque rivedere alcuni aspetti. Dopo che entrambe le parti arrivano ad un punto di accordo su tutti gli aspetti del matrimonio, si passa alla firma del contratto e inizia la pianificazione vera e propria. Una delle prime cose da fare è mettere insieme la “squadra dei fornitori”, avendo cura che tutto rientri nel budget prefissato.
Tra i primi aspetti da curare viene la ricerca della location, uno dei compiti più ardui che un wedding planner deve affrontare. Si tratta di dover effettuare sopralluoghi e confrontare molte sedi differenti, valutando, per ognuna, pro e contro, servizi offerti e naturalmente i costi.
Una volta individuata e prenotata la location, si passa alla scelta dei fornitori (fotografi, fiorai ecc.), anche qui affrontando una non facile selezione. Per garantire la migliore selezione, il wedding planner procede incontrando direttamente i fornitori e facendosi illustrare nel dettaglio i loro servizi offerti e i costi. Il passo successivo è quello di comunicare al cliente le caratteristiche dei fornitori selezionati, lasciando del tempo affinché questi decida quali facciano a caso suo.
Un altro aspetto fondamentale è quello legato all’abito nuziale. In questo caso il wedding planner dovrà assistere gli sposi nella loro scelta, accompagnandoli a provare diverse soluzioni.
Stesso discorso per quanto riguarda il tipo di ricevimento, il menu e la torta, che ovviamente deve poter prevedere un ampio ventaglio tra cui scegliere. A seconda dell’ora in cui si decide di sposarsi, il wedding planner dovrà studiare un ricevimento adeguato, proponendo varie soluzioni fino a quando il cliente trova quella più giusta.
Molti altri sono gli aspetti da affrontare: inviti, bomboniere, segnaposti, musica ecc.
La professionalità del wedding planner si traduce nel saper trovare la soluzione migliore che soddisfi il cliente a 360° gradi, sforzandosi di interpretare al meglio ogni sua esigenza e facendosi carico completamente di quell’enorme mole di stress che normalmente grava su chi deve organizzare un matrimonio.

Ritratto del perfetto wedding planner

Al di là delle mansioni ordinarie, vi sono alcune caratteristiche che fanno del wedding planner un vero professionista.
Innanzitutto un bravo wedding planner, pur occupandosi di tutti gli aspetti organizzativi, lascia sempre che le decisioni finali spettino agli sposi e si preoccupa di seguirli lungo tutto il percorso, facendoli sentire coinvolti nel processo di pianificazione, ma senza trasferire su di loro la minima preoccupazione o stress.
Ogni wedding planner adotta un suo proprio modus operandi, facendo però in modo che ogni matrimonio che organizza sia diverso dall’altro, facendo sentire unico e speciale il suo cliente.
Spesso gli organizzatori di eventi hanno a che fare con coppie particolarmente esigenti o perennemente insoddisfatte: qui si testa ulteriormente la sua professionalità, nella misura in cui riesce a mediare e a trovare sempre la soluzione in grado di soddisfare il proprio cliente.
Riuscire ad organizzare un matrimonio da favola stando nel budget del cliente è un’altra sfida importante: solo l’esperienza e la competenza permettono di organizzare un evento indimenticabile pur restando entro i limiti finanziari imposti del cliente. Paradossalmente è proprio quando vi sono difficoltà finanziare che affidarsi ad un organizzatore di matrimoni può servire ad avere il matrimonio che si sogna, senza rinunciare a nulla.
Molti sono i trucchi del mestiere che ogni bravo wedding planner dovrebbe mettere in atto per organizzare tutto nella maniera più fluida possibile, uno di questi è quello di cercare di mettere a proprio agio il cliente, in modo tale che sia più facile prendere decisione.
Il wedding planner deve stare accanto agli sposi per consigliarli al meglio, facendoli sentire coinvolti e al tempo stesso sereni e fiduciosi.
Spesso molte coppie si ostinano nel voler mettere in pratica qualcosa che in realtà non è realizzabile o va oltre il loro budget: un bravo wedding planner non si scoraggia e fa il possibile per realizzare comunque il sogno del proprio cliente.
Un’altra caratteristica importante del perfetto wedding planner è di riuscire a mantenere sempre una visione globale dell’intero processo organizzativo, senza perdersi nei dettagli e orchestrando il tutto come se si trattasse di un grande spettacolo dove ognuno è chiamato a recitare la sua parte, con una tempistica e un ordine ben preciso.